Cotizaciones con una imprenta: contrato entre imprenta y cliente
Imprenta y cliente siempre deben llegar a la solución correcta, pero en equipo. Es un contrato de confianza, usted trae su idea o la de un cliente, y Masterlitho asesora y busca la mejor forma de plasmarla.
En una entrevista con Jose Sánchez, Gerente Técnico de Masterlitho, decidimos crear una guía del proceso de cotización con imprenta; cosas que a usted como cliente le serán muy útiles de conocer.
Al contactar a una imprenta para producir un producto para su empresa, emprendimiento, cliente o proyecto personal, es necesario desde un inicio tener las reglas claras sobre qué se establecen en las cotizaciones con los costos y los tiempos del proceso. A continuación le presentamos varios tips para cotizar con una imprenta; y una vez con el conocimiento sobre el proceso de producción y los elementos de impresión involucrados; usted comunicar mejor lo que espera, mientras la imprenta busca lograr un producto de calidad y lo más fiel a su proyección.
Imprenta Masterlitho Costa Rica
Cotizaciones con imprenta: aprenda como generar su mejor contrato
¿Qué tener en cuenta al cotizar con una imprenta?
Tener claro qué producto se necesita: lo más importante en una cotización es saber lo que se está buscando y tener claro el resultado deseado. Con esto el asesor de ventas se pueden definir los elementos que lo componen y empezar el proceso. Entonces ¿Un folleto, empaque, etiqueta o libro? ¿Un libro o una revista? ¿Realmente necesita tapa dura? ¿El color seleccionado dará el mejor resultado?… Muchas preguntas, todas importantísimas. Ya que una imprenta tiene la experiencia de guiarle y una gran familia de productos a su disposición.
El segundo paso es definir a qué segmento de la población va dirigido: ¿niñas/os, jóvenes, adultos, adultos mayores? ¿Entrenadoras de perros? ¿Es para el Gobierno? ¿Es para el colegio de su hija? ¿Un target más masivo o uno exclusivo?
Estos son sus dos puntos clave de la base del proyecto. Sin esto no podemos ni empezar…
Desde este punto se puede avanzar consultando las tecnologías con las que cuenta la imprenta y conversar con el asesor de ventas que está encargado de su caso para escuchar la recomendación técnica y valorar la relación costo-producto-objetivo de su proyecto de impresión.
¿Cuáles son los elementos a especificar en una solicitud a una imprenta?
Cuando se solicita una cotización a una imprenta se debe detallar cierta información que mejora el proceso para prevenir re-procesos o la sensación de “lentitud” de comunicación entre la imprenta y el cliente, así mismo se evita asumir especificaciones que luego resultan en un retroceso. Una solicitud de cotización clara y profesional incluye:
El diseño o un boceto: se aclaran así dudas sobre la descripción del trabajo y en algunos casos la imprenta puede recomendar rediseñar o cambiar algún aspecto para lograr el acabado que el cliente desea. Es válido que el cliente con el producto diseñado o en mente quiera conocer cuánto saldrá el proyecto si se lleva a cabo, por lo que lo ideal es tenerlo a manera de bosquejo claro.
Tirada/Cantidad: en la impresión el precio está relacionado a la puesta en máquina; depende del requerimiento general ¿cantidad?, para impresión digital aplicamos menos de 500 ejemplares, en adelante recomendamos el sistema offset ya que en este el costo por unidad se reduce si la cantidad total es mayor a 500.
Lectura de 3 minutos: Impresión offset e Impresión digital – conozca las Diferencias y fortalezas de cada tipo de impresión.Tipo de papel: también conocido como soporte de impresión. ¿Va a imprimir en papel? ¿De qué gramaje?, ¿Brillante o mate?, ¿Debe ser autoadhesivo?, ¿Blanco o de color?
Lectura de 6 minutos: Papel: aprenda sobre tipos de papel y sus usos.Medidas: incluir la medida base por altura ePapel: aprendamos sobre tipos de papel y sus usoss fundamental y también revisar que la respuesta de la imprenta en la cotización responda a estas medidas.
Color: acá puede encontrarse con frases como blanco y negro, una tinta, dos tintas o full color. La cantidad de tintas de impresión afecta el costo del trabajo, puesto que para alcanzar el tono y acabado se necesitan recursos y tiempo.
Acabados: las tareas adicionales pueden involucrar el barniz (UV), troquelado, plegado, encuadernado o cualquier otro detalle que se necesite.
Lectura de 6 minutos: ¿Sabe qué es un Acabado? es la denominación que se da a todos los procesos posteriores a la impresión. Dan al trabajo impreso su forma final. Conozca más términos en nuestro Glosario de Impresión Offset e Impresión Digital.Datos de contacto: último pero no menos importante, la imprenta debe poder contactar a la persona encargada de las decisiones sobre el proyecto solicitado por si surgen dudas y para la entrega.
¿Qué revisar en una cotización?
La imprenta deberá entregar la cotización que responde a todos los puntos detallados, además de incluir un desglose de los costos. Al analizarla se puede distinguir dos tipos de costos. Los costos fijos son los que siempre están presentes y no cambian según el nivel de producción (volumen), mientras que, los costos variables son aquellos que dependen del nivel de producción. En la mayoría de casos, una cotización siempre combina ambas variables. Un ejemplo de costo fijo es el diseño, que siempre se mantiene igual sin importar la cantidad a imprimir.
Otro concepto a manejar es la economía de escala, que se logra alcanzar con un nivel de producción óptimo, es decir, a mayor volumen de producción el costo es menor por unidad. Este costo generalmente es más notable en las impresiones offset.
La frase clave entonces es que a mayor escala, menor es el precio. Muchas veces los clientes comparan trabajar con una imprenta a trabajar con una fotocopiadora. En esta analogía sacar un ejemplar es comparado a simplemente sacar varias copias de una unidad, que siempre costarán igual sin importar la cantidad. Sin embargo, en las imprentas es diferente el costo unitario por los recursos de tiempo, materiales y esfuerzo en los trabajos en digital y en off.
Digital es para volúmenes menores y ciertos tamaños con un costo lineal. Es el rol del asesor aclarar al cliente la mejor opción en términos de producto, calidad, cantidad y precio. Las impresiones en digital han alcanzado la misma calidad que el offset. En imprentas con respaldo y experiencia no es una decisión de peso para el cliente si es realizado en off o digital, sino que los detalles a profundizar en las conversaciones con el asesor son sobre el resultado final deseado siendo el deber del asesor indicar cuál es la mejor opción para un cliente.
También en una cotización se pueden mencionar los términos de “matrices” y la “la puesta en máquina” ambos son costos operativos en el proceso de impresión offset (en el proceso digital no existen). El costo de troquel se especifica porque es el molde que dará forma al impreso y permite que se puedan pegar y armar el ejemplar. Es un costo fijo sin importar la cantidad de unidades. Finalmente, especifican también el troquelado y el pegado, que son los procesos de armado del estuche, por lo que son costos variables que a mayor cantidad de impresión es menor su costo unitario.
Siempre al imprimir grandes cantidades o trabajos de alta complejidad es beneficioso contar con un dummy del impreso. Masterlitho, empresa líder de impresiones en Costa Rica, recomienda siempre contar con un prototipo del trabajo que funciona como un acuerdo entre ambas partes, una prueba de contrato. Los clientes de la imprenta deben solicitarlo sin necesidad de un cargo adicional en la cotización; al mismo tiempo no se realiza descuento por hacer o no hacer el dummy.
Un dummy es una excelente práctica, reduce las rondas de cambios y la incertidumbre. En la mayoría de los casos se puede hacer una copia idéntica a la producción a realizarse. En los trabajos con acabados especiales, como con grabados en dorado, se hacen simulaciones especificando al cliente que en la versión final serán según lo planeado. Existe también la posibilidad que el cliente desee una muestra 100% fiel, entonces se procede a producirla, que en el futuro del proceso según lo pactado con el asesor puede bonificarse en el costo final de la producción.
Maquinaria de Imprenta Masterlitho Costa Rica
Cotizar con imprenta: su relación con el asesor y el servicio al cliente de la imprenta
El asesor debe orientar al cliente para saber lo que necesita: primero definiendo si lo que quiere imprimir es realmente lo que necesita; seguido de la especificidad que forma, materiales y acabados, con una recomendación dependiendo del objetivo del mismo.
El cliente puede tener una idea y esta puede o no ser realizable en todas sus formas. Un buen asesor capta la necesidad real del cliente y lo orienta. Luego cuando el trabajo ya está en producción, el asesor pasa a hacer los ojos del cliente dentro de la empresa estando al tanto de que todo progrese de la manera correcta y en los tiempos que se acordaron.
La imprenta es una parte de la cadena de producción. El éxito de un proyecto de toda índole, incluido impresiones, se logra optando por una comunicación fluida entre las partes con espacios para conversar y lograr el producto con costos y tiempos adecuados y una calidad excepcional.
Agradecimiento especial a Jose Sánchez, Gerente Técnico de Masterlitho, por su parte de autoría sobre este artículo junto con Melanie Garbanzo, quien le entrevistó.
